Het komt wel eens voor dat een klant een voorstelling/optreden heeft geboekt en dat het optreden toch geen doorgang kan vinden. Tijdens de eerste ‘intelligente’ lockdown gebeurde dat. Een groot aantal geplande optredens konden niet doorgaan. Toen was er sprake van overmacht. Bij het tot stand komen van de opdracht was dit niet te voorzien. Ook ik zelf moest een keer onverwacht naar de specialist in het ziekenhuis en lag een keer met 40 graden koorts op bed. Ook dat was overmacht maar dan van mijn kant. Het is heel vervelend maar de portemonnee kan dicht blijven.
Helaas gebeurt het ook wel eens dat een klant denkt dat als hij het optreden, zonder dat er sprake is van een overmachtsituatie, afzegt/annuleert er geen financiële consequenties aan zullen verbonden zijn. Toch zal er gewoon betaald moeten worden. Er is een opdracht gegeven. De klant heeft ja gezegd. Vanaf dat moment geldt betaalplicht. Gelukkig zijn er dan klanten die het inzien en gewoon betalen ook al gaat het optreden niet door.
Maar wat als je graag een optreden wilt maar, nog niet zeker weet of het wel door kan gaan. Dan valt daar natuurlijk gewoon een afspraak over te maken. Ook over welke financiële gevolgen dat heeft kunnen afspraken gemaakt worden. Zodat het voor beide partijen acceptabel is mocht het optreden alsnog worden afgelast. Een van de mogelijkheden is natuurlijk het optreden naar een andere datum verschuiven. Dan blijft de opdracht gewoon staan en wordt alsnog op een later tijdstip uitgevoerd.
Situaties van Overmacht
Wat is overmacht? Overmacht is een situatie die je niet hebt kunnen voorzien toen de afspraak gemaakt werd. Overduidelijk zijn een sterfgeval, een natuurramp en een overheidsmaatregel. Ook onverwacht ziek zijn is overmacht. Vaak wordt er een nieuwe datum geprikt en vindt het optreden alsnog plaats.
Maar mijn huis gaat eerder verbouwd worden dan gepland, de jarige wil ineens een goochelaar in plaats van poppenkast, de vereniging heeft teveel uitgegeven aan het vorige feest en zit nu met een kastekort. Allemaal redenen om af te zien van een optreden maar is geen overmacht. Dan moet er dus gewoon betaald worden. Natuurlijk kan je proberen de schade te beperken door mij lief aan te kijken. Maar juridisch gezien is er gewoon betaalplicht van het volledige afgesproken bedrag.
Wanneer verandert een aanvraag/offerte in een officiële opdracht?
Voor de goede orde leg ik hier nog een keer uit wanneer een aanvraag een opdracht (betalen) wordt. In de regel wordt er eerst informatie aangevraagd. Het antwoord hierop kun je zien als een offerte. Soms wordt er echt om een offerte gevraagd en dan stel ik die offerte op. Een enkele keer worden er dan nog aanvullende vragen gesteld of om een optie op een bepaalde datum gevraagd. Natuurlijk blijft een optie niet eeuwig geldig. Ik geef aan hoelang de optie kan blijven staan. Mocht er in de tussentijd een ander voor dezelfde datum komen neem ik natuurlijk contact op om te vragen hoe de vlag erbij hangt en moet je misschien al de knoop doorhakken.
Pas op het moment dat de klant ja zegt. Dat kan op vele manieren. “Willen graag dat je komt spelen.”, “Hierbij willen we je vastleggen voor….” , “Ja, ik wil graag dat je op het feest van… “, “Hierbij bevestig ik dat….” enz. Vanaf dat moment is er sprake van een contract/overeenkomst en gelden de financiële afspraken. Natuurlijk zorg ik ervoor dat de afspraak even zwart op wit op (elektronisch) papier wordt gezet om misverstanden te voorkomen. Die moet de klant dan doorlezen en ondertekenen en is de afspraak duidelijk voor iedereen.
Kan je er dan echt niet meer onderuit? In principe niet. Maar ga met mij een gesprek aan en dan komen we vast tot een goede oplossing.
Hoe kan er betaald worden?
Tot slot, hoe kun je het optreden betalen? Op dit moment zijn er twee manieren favoriet. Het is betaling voorafgaand aan het optreden. Meestal een dag van tevoren. De andere populaire manier is om te betalen achteraf. Hetzij zelf of met een betaalverzoek (tikkie). Contant betalen is natuurlijk ook nog steeds mogelijk maar minder in trek bij mij omdat de bank het filiaal heeft gesloten. Dan heb ik ook nog de mogelijkheid om met pin/contactloos te betalen. Alleen deze optie werd vooral gebruikt bij mijn zelf georganiseerde voorstellingen. Op dit moment zijn de openbare voorstellingen niet mogelijk maar, als je liever met je PIN betaalt neem ik mijn apparaat dat, dat mogelijk maakt mee.
